Wie man eine Frachtanfrage vorbereitet

Alles, was in einer Frachtanfrage fehlt, wird auf eine von zwei Arten behandelt. Es wird vorsichtig eingepreist, wodurch das Angebot höher ausfällt als nötig. Oder es wird ausgenommen, wodurch das Angebot niedriger ausfällt, als der Transport tatsächlich kosten wird, und die Differenz später auf eine Rechnung wandert. Die teuerste Anfrage ist die vage, die eine attraktive Zahl erzeugt.

Eine vollständige Anfrage filtert außerdem die Antworten. Ein Spediteur, der eine gut spezifizierte Anfrage liest und anbietet, ohne irgendetwas zu fragen, hat sie vermutlich nicht gelesen — und das sagt Ihnen etwas, bevor Sie sich auf irgendetwas festgelegt haben.

Nichts davon verlangt ein förmliches Formular. Es verlangt die körperlichen Tatsachen über die Ladung, die körperlichen Tatsachen über beide Enden, die kaufmännischen Bedingungen und eine ehrliche Aussage darüber, was an den Terminen fest ist.

Eine Bestellbezeichnung sagt einem Spediteur fast nichts. „Maschinenteile“ können vier Kartons sein oder eine Kiste, die nicht durch eine Tür passt. Kalkuliert werden Raum, Gewicht, Umschlag und Risiko — und genau das muss eine Anfrage beschreiben.

• Was die Ware tatsächlich ist, in einfachen Worten — davon hängen Annahme, Papiere und die Frage ab, ob eine besondere Vorschrift greift
• Zahl der Packstücke und die Verpackungsart, denn lose Kartons, Paletten, Kisten, Fässer und auf Kufen stehende Maschinen werden verschieden gehandhabt
• Maße jeder Packstückart im verpackten Zustand, einschließlich Palette und Schutzrahmen — verkauft wird der belegte Raum
• Bruttogesamtgewicht, als Brutto und nicht als Netto genannt; Verpackung und Paletten sind keine Rundungsdifferenz, und nach Nettogewicht anzufragen untertreibt die Ladung
• Das Gewicht des schwersten Einzelpackstücks und die Frage, ob es festgelegte Anschlagpunkte hat — davon hängt das Hebegerät an beiden Enden ab
• Ob Packstücke stapelbar sind und wenn ja, was daraufgestellt werden darf; eine nicht stapelbare Einheit belegt den Raum über sich und wird dafür berechnet
• Ob etwas über seine Palette hinausragt, denn überstehende Ladung lässt sich nicht dicht an die nächste Einheit stellen
• Jede Temperaturanforderung mit dem einzuhaltenden Bereich, denn das ändert das Equipment und den ganzen Plan darum herum
• Ob etwas reguliert oder gefährlich ist — einschließlich Batterien, Aerosolen, Lösungsmitteln, Magneten und Geräten mit Kraftstoff oder Rückständen, die Versender selten für gefährlich halten
• Den Wert der Ware, der für die Versicherung und für Formalitäten gebraucht wird und nicht dasselbe ist wie die Frachtkosten

Eine Preisbildung von Stadt zu Stadt verbirgt die beiden Dinge, die eine Zustellung am ehesten zum Scheitern bringen: welches Fahrzeug die Adresse erreicht und was geschieht, wenn es dort ist. Ein auf einem Städtepaar genanntes und an einer konkreten Adresse ausgeführtes Angebot ist ein Angebot, das berichtigt wird.

• Vollständige Adresse und Art des Standorts an jedem Ende: ein Werk mit Rampe, ein Verteillager, eine Privatadresse, eine Baustelle, ein Messegelände und ein Terminal setzen jeweils andere Fahrzeuge und andere Zeiten voraus
• Wie das Fahrzeug be- und entladen wird und von wem — Rampenhöhe, Stapler, Kran, Ladebordwand oder von Hand
• Zufahrtsgrenzen: Beschränkungen für Fahrzeuglänge und -höhe, Rangierfläche, Untergrund, gesperrte Zonen, Genehmigungen und jede örtliche Fahrzeugbeschränkung. Ein Standort, der ein kleineres Fahrzeug verlangt, verändert das ganze Angebot — und es ist die häufigste späte Entdeckung
• Öffnungszeiten und ob eine Anmeldung oder ein Zeitfenster nötig ist und wie lange im Voraus — Wartezeit ist berechenbar, und ein verpasstes Zeitfenster kann einen Tag kosten
• Wer an jedem Ende der Ansprechpartner ist und ob er die Sendung überhaupt erwartet
• Ob eines der Enden ein Hafen, ein Flughafen, ein Bahnterminal oder ein Zolllager ist, denn jedes bringt eigene Zugangsregeln und Verfahren mit

Die vereinbarte Incoterms-Regel gehört in die Anfrage, zusammen mit dem benannten Ort, mit dem sie verwendet wird. Die Regel allein ist unvollständig: Der benannte Ort macht sie erst wirksam, und eine ohne ihn genannte Regel lässt den umstrittensten Teil der Vereinbarung unbestimmt.

Sagen Sie, wer Ausfuhr- und Einfuhrformalitäten veranlasst und ob eine der Parteien bereits einen Vertreter bestellt hat. Sagen Sie, ob die Ware in einem bestimmten Zollverfahren oder Status läuft. Das sind keine Einzelheiten, die ein Spediteur herausfinden kann; anzunehmen, die andere Partei habe sie im Griff, ist ein regelmäßiger Grund dafür, dass eine Sendung stehen bleibt.

Sagen Sie, wer die Ware versichert. Die Haftung des Frachtführers und die Transportversicherung sind verschiedene Dinge, und dass ein Transport ohne Deckung auf die Ware läuft, sollte eine bewusste Entscheidung sein und keine stillschweigende.

Die Anforderungen unterscheiden sich nach Sendung, Ware, Rechtsordnung und Verkehrsrelation. Klären Sie, was gilt, bei der zuständigen Behörde oder einem befugten Zollvertreter, statt sich darauf zu stützen, was beim letzten Mal galt.

Nennen Sie den Termin, an dem die Ware wirklich bereit ist, und den, an dem sie ankommen muss, und sagen Sie, welcher der beiden tatsächlich bindet. Eine als unumstößliche Frist dargestellte Präferenz kauft einen teureren Plan, als das Geschäft braucht. Eine beiläufig dargestellte echte Frist wird so geplant, als könne sie verrutschen.

Sagen Sie, ob der Transport einmalig, gelegentlich oder ein wiederkehrender Verkehr ist, und geben Sie einen ehrlichen Hinweis auf Häufigkeit und Menge. Um einen wiederkehrenden Verkehr lässt sich planen, und er wird auf anderer Grundlage kalkuliert als eine einzelne Sendung. Die Menge zu übertreiben, um einen ersten Preis zu verbessern, schadet sich selbst, denn die Korrektur kommt mit der zweiten Sendung.

Erwähnen Sie jedes Saisonfenster, jeden Produktionstermin und jede vertragliche Zusage, die hinter den Terminen steht. Wer weiß, warum ein Termin zählt, kann Alternativen anbieten, wenn der naheliegende Plan nicht verfügbar ist; wer es nicht weiß, meldet schlicht, dass es nicht geht.

Frachtangebote sind nur vergleichbar, wenn sie dasselbe abdecken, und von selbst tun sie das nicht. Jeden Antwortenden zu bitten, in derselben Gestalt zu antworten, kostet einen Absatz und rettet den ganzen Vergleich.

• Was enthalten und was ausgenommen ist: Abholung, Be- und Entladung, freie Wartezeit, Terminalumschlag, Formalitäten, Zustellung und jede nach der Ankunft entstehende Kostenposition
• Wie lange der Preis gilt, denn die Preisbildung in der Fracht ist zeitgebunden, und ein Angebot ohne Gültigkeit ist eine Ausgangsposition
• Was geschieht, wenn Gewichte und Maße bei der Beladung abweichen — Nachwiegen und Nachmessen sind üblich, und die Berichtigungspraxis lohnt zu kennen, bevor sie greift
• Wer der Vertragspartner ist und in welcher Eigenschaft er abschließt und welche Haftungsgrundlage für den Transport gilt
• Ob eine Transportversicherung enthalten, gesondert angeboten oder gar nicht angeboten wird
• Was der Antwortende noch braucht, bevor er buchen könnte — die Größe dieser Lücke sagt Ihnen, wie sorgfältig die Anfrage gelesen wurde

Fragen Sie genug Antwortende, um einen echten Vergleich zu haben, und wenige genug, dass jede Antwort durchdacht ist. Eine an eine lange Liste geschickte Anfrage erzeugt kurze Antworten, und mehrere Antwortende sprechen womöglich dasselbe Transportunternehmen an, was den Markt schlechter aussehen lässt statt besser.

Vergleichen Sie im Umfang bis zur Tür und nicht anhand der genannten Zahl. Rechnen Sie jede Antwort auf denselben Leistungsumfang um, bevor Sie sie sortieren, und wiegen Sie zwei Dinge mit, die nie im Preis stehen: die Güte der Fragen, die der Antwortende gestellt hat, und ob der Umfang klar genug benannt ist, um zu halten.

Sagen Sie den nicht berücksichtigten Antwortenden Bescheid. Es kostet eine Nachricht und entscheidet darüber, wie ernst die nächste Anfrage genommen wird — die Versender, die durchdachte Preise bekommen, sind diejenigen, von denen bekannt ist, dass sie ein echtes Verfahren führen.